Personvernerklæring
Mars 2022
Vi i Rubicon TV AS tar ditt personvern på alvor. Vi har rutiner, sikkerhetstiltak og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet i henhold til EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR). og på en sikker og god måte.
Denne erklæringen forklarer deg hvordan vi behandler personopplysninger, hvorfor de behandles, på hvilket grunnlag og hvilke rettigheter du har. Hvis du har spørsmål om vår behandling, eller vil utøve dine rettigheter kan du kontakte oss på epost stine.blichfeldt@rubicon.no.
Denne personvernerklæringen gjelder Rubicon TV AS med organisasjonsnummer 968 061 828 (heretter omtalt som Rubicon). Det er Rubicon som er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.
Rubicon er del av Banijay Group med hovedkontor i Frankrike. Banijay Group er et konsern som består av over 120 produksjonsselskap i 22 territorier som angitt her.
Personvernerklæringen gjelder generelt for behandlingen av personopplysninger om ansatte, i tillegg til skuespillere eller andre medvirkere som det blir tatt opptak av (samlet omtalt som «Skuespiller») eller søkere eller andre som gir uttrykk for interesse for disse rollene («Søker») i våre produksjoner for TV-program (heretter «Produksjoner»).
3.1 Ansatte
Rubicon behandler personopplysninger om ansatte og oppdragstakere, og det er avtalen med deg som utgjør behandlingsgrunnlaget og som gir oss lov til å behandle dine personopplysninger. Som arbeidsgiver er vi også underlagt en rekke rettslige forpliktelser, og vi må også behandle personopplysninger med hjemmel i lov, som for eksempel arbeidsmiljøloven.
3.2 Søkere
Når du sender en søknad om å delta i et av Rubicons programmer, sender du oss personopplysninger om deg selv. Rubicon behandler personopplysningene i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle Produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i Produksjonen
Dette er personopplysninger vi behandler for å vurdere om vi kan inngå en avtale med deg, og det er derfor avtale som utgjør behandlingsgrunnlag. Dersom vi ber om ditt samtykke for innsamlingen av noen personopplysninger vil samtykke kunne utgjøre behandlingsgrunnlag. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake ved å kontakte oss.
3.3 Skuespiller
Dersom du blir castet som Skuespiller, vil Rubicon få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen. Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Skuespiller er at Rubicon skal kunne produsere, markedsføre og distribuere Produksjonen.
For Skuespillere vil Rubicons behandlingsgrunnlag være avtalen mellom deg og Rubicon. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av avtalen og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes samtykke.
Det kan også forekomme situasjoner der Rubicon vil behandle personopplysninger fordi Rubicon har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i visse produksjoner eller i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om disse kan inneholde personopplysninger.
Visse personopplysninger Rubicon behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. Rubicon vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningene Rubicon behandler.
4.1 Ansatte
For ansatte og oppdragstakere vil vi i tillegg til kontaktopplysninger kunne behandle personopplysninger av økonomisk karakter for å kunne oppfylle kontrakten som er inngått med deg.
4.2 Søker
Hvilke personopplysninger Rubicon samler inn om deg i forbindelse med våre produksjoner, vil fremkomme av søknaden til Produksjonen. Som en del av søknaden vil du normalt bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde og alder.
Du vil også kunne bli bedt om ytterligere personopplysninger som vil være relevante for den spesifikke produksjon, som for eksempel høyde, vekt, erfaring, yrke, studievalg, boligtype, økonomisk situasjon, profilnavn i sosiale medier, sivilstatus, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du ønsker å dele med oss. I visse søknader vil du også få muligheten til å sende inn en video eller fotografier av deg selv dersom du ønsker det.
I noen Produksjoner vil du også bli bedt om å gi oss det som anses som særlige kategorier personopplysninger. Dette kan være opplysninger om helse, din seksuelle legning, religion eller ditt livssyn
Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om samtykke for at Rubicon for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil vi kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker. Rubicon behandler slike personopplysninger for å avdekke om det er en sikkerhetsrisiko for Søkere eller andre deltakere om slik person blir Deltager i produksjonen.
4.3 Skuespiller
Når du er Skuespiller vil vi, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og lydopptak Rubicon eller en av våre underleverandører tar av deg.
Personopplysninger som du velger å dele med Rubicon før og under opptak av Produksjonen vil kunne bli brukt i Produksjonen og markedsføringen av den; det gjelder både alminnelige og særlige kategorier personopplysninger.
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Rubicon skal kunne gjennomføre søknadsprosessen samt for opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av Produksjonen.
Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra Produksjon til Produksjon, men normalt deles dine personopplysninger med andre selskaper i Banijay Group som Screen Media AS, bestillende kanal, skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, reklameselskap for produksjonen, aktører som bistår ved etterarbeid og lignende.
I noen tilfeller vil det kunne bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter Rubicon har behandlet mottatte data for dette formålet.
Enhver leverandør som Rubicon bruker for å behandle personopplysninger på våre vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet og lagret på en sikker og fortrolig måte.
Dersom du er Søker og sender søknaden din til oss via en tredjepartsplattform over internett, vil dine personopplysninger kun deles med denne plattformen og lagres på serverne de benytter. Dette vil for eksempel kunne være vår leverandør M.K. Advision Ltd. som leverer tredjepartsplattformen Short Audition. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som har servere i Irland.
Rubicon har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Rubicon har saklig behov for dette i samsvar med gjeldende lovgivning. Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Rubicon er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.
Som Søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i Rubicons database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil Rubicon enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.
Du har flere rettigheter etter GDPR som vi er opptatt av å ivareta. Du har rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger Rubicon har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.
Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Rubicon behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med oss.
Det er også mulig å sende en klage til Datatilsynet hvis du mener Rubicons behandling av dine personopplysninger strider mot GDPR.
Rubicon bruker ikke informasjonskapsler (cookies) på vår nettside.