Generell personvernerklæring for Rubicon
Oppdatert 24. september 2024
1. Personvern i Rubicon
Vi i Rubicon TV AS tar ditt personvern på alvor. Vi har rutiner, sikkerhetstiltak og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker og god måte og i henhold til EUs generelle personvernforordning (heretter GDPR).
Denne erklæringen forklarer deg hvordan vi behandler personopplysninger, hvorfor de behandles, på hvilket grunnlag og hvilke rettigheter du har som den registrerte etter GDPR.
Hvis du har spørsmål om vår behandling, eller vil utøve dine rettigheter kan du kontakte oss på epost stine.blichfeldt@rubicon.no.
2. Om Rubicon
Denne generelle personvernerklæringen gjelder Rubicon TV AS med organisasjonsnummer 968 061 828 (heretter omtalt som Rubicon eller Vi/oss). Det er Rubicon som er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.
Rubicon er del av Banijay Group med hovedkontor i Frankrike. Banijay Group er et konsern som består av over 120 produksjonsselskap i 22 territorier som angitt her.
Personvernerklæringen gjelder generelt for behandlingen av personopplysninger om ansatte i Rubicon. I tillegg gjelder den som generell personvernerklæring for skuespillere eller andre medvirkere/statister som det blir tatt opptak av (samlet omtalt som «Skuespiller») eller søkere eller andre som gir uttrykk for interesse for disse rollene («Søker») i våre produksjoner for TV-program (heretter «Produksjonen»).
For enkelte produksjoner utarbeides det egne personvernerklæringer som presiserer opplysningene i denne generelle personvernerklæringen, f.eks. hvilket selskap som er produksjonsselskap (behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles for produksjonen) og hvilke databehandlere.
3. Behandlingen av personopplysninger
3.1 Generelt
Rubicon tar ditt personvern på alvor og vil behandle dine personopplysninger på en sikker, konfidensiell og fortrolig måte. For å sikre dette på en best mulig måte har Rubicon foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak.
Rubicons behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning. Som behandlingsansvarlig følger Rubicon disse prinsippene:
· Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
· Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
· Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;
· Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene
· Rubicon har tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk
3.2 Ansatte
Rubicon behandler personopplysninger om ansatte og oppdragstakere, for å kunne utføre våre oppgaver som arbeidsgiver og oppdragsgiver. Det er avtalen vi har med deg som utgjør behandlingsgrunnlaget og som gir oss lov til å behandle dine personopplysninger. Som arbeidsgiver er vi også underlagt en rekke rettslige forpliktelser, og vi må også behandle personopplysninger med hjemmel i lov, som for eksempel arbeidsmiljøloven og regnskapsloven.
Dersom vi ber om ditt samtykke for innsamlingen av noen personopplysninger eller du frivillig oppgir personopplysninger i forbindelse med henvendelser, vil samtykke kunne utgjøre behandlingsgrunnlag. I forbindelse med rekrutteringsprosesser vil personopplysninger som søknad, CV og attester behandles. Samtykket ditt kan når som helst trekkes tilbake ved å kontakte oss.
3.3 Søkere
Når du sender en søknad om å delta i en av våre Produksjoner, deler du som Søker dine personopplysninger du velger å dele med oss. Rubicon behandler personopplysningene i søknaden for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle Produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din og eventuelle tilleggsopplysninger som gis etter søknad er sendt, kan inngå i vurderingen av din deltagelse i Produksjonen.
Dette er personopplysninger om deg som Søker som vi må behandle for å vurdere om vi kan inngå en avtale med deg, og det er derfor avtale som utgjør vårt behandlingsgrunnlag. Dersom vi ber om ditt samtykke for innsamling av særlige kategorier av personopplysninger som er nødvendig for å vurdere deg som søker, eller for innsamling av personopplysninger eller andre behandlinger som ikke er nødvendig for å vurdere deg som Søker til den Produksjonen du har søkt på, vil samtykke utgjøre behandlingsgrunnlag. Ditt samtykke kan du når som helst trekke tilbake ved å kontakte oss.
3.4 Skuespiller
Dersom du blir castet som Skuespiller, vil Rubicon få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bilde-/lydopptak og selve produksjonsprosessen. Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Skuespiller er at Rubicon skal kunne produsere, markedsføre og distribuere Produksjonen.
For Skuespillere vil Rubicons behandlingsgrunnlag være avtalen mellom deg og Rubicon. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av avtale og rettslig plikt og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes samtykke.
Det kan også forekomme situasjoner der Rubicon vil behandle personopplysninger fordi Rubicon har en berettiget interesse av å gjøre det, for eksempel i visse produksjoner eller i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om disse kan inneholde personopplysninger.
Visse personopplysninger Rubicon behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. Rubicon vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningene Rubicon behandler.
4. Hvilke personopplysninger som behandles
4.1 Ansatte
For ansatte, innleide og oppdragstakere (innleide) vil vi i tillegg til kontaktopplysninger som navn, fødselsdato, epost og adresse, kunne behandle personopplysninger av økonomisk karakter for å kunne oppfylle avtalen som er inngått med deg. Dersom reisevirksomhet utenfor Norge er påkrevd for stillingen vil vi kunne behandle passopplysninger.
4.2 Søker
Det vil fremgå av søknaden til Produksjonen hvilke personopplysninger Rubicon samler inn om deg i forbindelse med Produksjonen. Som en del av søknaden vil du normalt bli bedt om følgende personopplysninger: Fullt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse, telefonnummer, bilde og alder.
Du vil også kunne bli bedt om ytterligere personopplysninger som vil være relevante for den spesifikke Produksjonen, som for eksempel høyde, vekt, erfaring, yrke, studievalg, boligtype, økonomisk situasjon, profilnavn i sosiale medier, sivilstatus, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du ønsker å dele med oss. I visse søknader vil du også få muligheten til å sende inn en video eller fotografier av deg selv dersom du ønsker det.
I noen Produksjoner vil du også bli bedt om å gi oss det som anses som særlige kategorier personopplysninger. Dette kan være opplysninger om helse, din seksuelle legning, religion eller ditt livssyn. Dersom du deler slike opplysninger med oss, anses det som at du har gitt oss ditt uttrykkelige samtykke til at vi kan behandle slike opplysninger videre for å oppnå formålet med Produksjonen samt oppfylle våre rettslige forpliktelser og avtaleforpliktelser.
Dersom du går videre i utvelgelsesprosessen, vil det kunne bli aktuelt å be om samtykke for at Rubicon for eksempel kan foreta en bakgrunnssjekk. I så fall vil vi kunne få ytterligere personopplysninger fra firmaer i EU/EØS området som driver med bakgrunnssjekker. Rubicon behandler slike personopplysninger for å avdekke om det er en sikkerhetsrisiko for Søkere eller andre deltakere om slik person blir Skuespiller i produksjonen.
4.3 Skuespiller
Når du er Skuespiller vil vi, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video-, bilde og/eller lydopptak som Rubicon eller en av våre underleverandører tar av deg. Dersom produksjonen vil medføre reisevirksomhet utenfor Norge vil vi kunne behandle passopplysninger.
Personopplysninger som du velger å dele med Rubicon før og under opptak av Produksjonen, vil kunne bli brukt i Produksjonen og markedsføringen av den, og det gjelder både alminnelige og særlige kategorier personopplysninger.
5. Deling av personopplysninger
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Rubicon skal kunne gjennomføre søknadsprosessen samt for opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av Produksjonen.
Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra Produksjon til Produksjon. Normalt deles dine personopplysninger med andre selskaper i Banijay Group som Screen Media AS, bestillende kanal, skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, reklameselskap for produksjonen, aktører som bistår ved etterarbeid og lignende.
I noen tilfeller vil det kunne bli aktuelt å få assistanse fra firmaer innenfor EU/EØS som driver med bakgrunnssjekker som virksomhet. Disse vil da få opplyst navn og fødselsdato. Bruk av slike selskap begrenses i størst mulig grad, og innsamlede data fra slike bakgrunnssjekker slettes etter Rubicon har behandlet mottatte data for dette formålet.
Dersom du er Søker og sender søknaden din til oss via en tredjepartsplattform over internett, vil dine personopplysninger kun deles med denne plattformen og lagres på serverne de benytter. Dette vil for eksempel kunne være vår leverandør M.K. Advision Ltd. som leverer tredjepartsplattformen Short Audition. M.K. Advision Ltd. lagrer databasen i Amazon Cloud Services som har servere i Irland.
Enhver leverandør som Rubicon bruker for å behandle personopplysninger på våre vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet og lagret på en sikker og fortrolig måte.
6. Lagring og sletting
Rubicon har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Rubicon har saklig behov for dette i samsvar med gjeldende lovgivning. Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Rubicon er pålagt, blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.
Som Søker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i Rubicons database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil Rubicon enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.
7. Kameraovervåkning
Av sikkerhetsmessige årsaker har vi satt opp kameraer ved inngangene til kontorlokalene våre, samt inngangen til alle datarom. Formålet med kameraovervåkningen er ivaretakelse av sikkerheten til systemer, personopplysninger og immaterielle rettigheter, samt å forebygge og oppklare hendelser og straffbare forhold. Kameraovervåkingen er ikke satt opp med hensikt å få fram sensitive opplysninger eller for å overvåke de ansatte eller besøkende. Det er kun satt opp kameraer der det er behov og det er iverksatt flere tiltak for å unngå misbruk og som skal beskytte personvernet til de ansatte og andre registrerte. Det tas ikke opptak med lyd.
Virksomheten må også ha et behandlingsgrunnlag for å kunne gjennomføre overvåkningen. Vår vurdering er at «interesseavveining» etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f utgjør behandlingsgrunnlaget for kameraovervåkningen.
Personvern er et svært viktig anliggende i Rubicon. Kameraovervåking er likevel vurdert nyttig for å ivareta andre sider ved personvern, som sikring av personsensitive opplysninger og vern av bygning, utstyr og immaterielle rettigheter. Bedriften vurderer det derfor slik at kameraovervåking er nødvendig for forebygging og oppklaring av straffbare handlinger. Tiltaket er også krevd av flere av våre europeiske kunder, vi velger kun å innføre minimum av deres krav for å samle minst mulig informasjon.
Alle ansatte og andre registrerte informeres om at kameraovervåking finner sted. Overvåkingen er skiltet, og det fremgår også hvem som er behandlingsansvarlig, samt kontaktinformasjon (navn og telefonnummer) til behandlingsansvarlig.
Opptakene oppbevares i henhold til reglement, og er sikret med brukernavn og passord, samt avlåst i safe. Det er kun sikkerhetsansvarlig som har tilgang til opptak etter tjenstlige behov.
Personopplysninger som er innsamlet ved kameraovervåkning, kan kun utleveres til andre enn den behandlingsansvarlige dersom (i) den som er avbildet samtykker, (ii) utleveringen skjer til politiet ved etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, og lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for utleveringen eller (iii) det ellers følger av lov at utlevering kan skje.
Kameraopptak slettes senest én uke etter at opptakene er gjort. I de tilfellene opptaket avdekker en hendelse og videresendes politiet, vil det være aktuelt å ta vare på opptaket til hendelsen er oppklart, det er politianmeldt eller det er grunnlag for å fremme et rettslig krav.
8. Dine rettigheter
Du har flere rettigheter etter GDPR som vi er opptatt av å ivareta. Du har rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger Rubicon har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.
Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Rubicon behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt med oss.
Det er også mulig å sende en klage til Datatilsynet hvis du mener Rubicons behandling av dine personopplysninger strider mot GDPR.
9. Informasjonskapsler (cookies)
Rubicon bruker ikke informasjonskapsler (cookies) på vår nettside.
